+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Договор на ведение архива

Организация обязуется: Обеспечить сохранность образующихся в её деятельности документов до передачи их в ЦХАД, содействовать качественному пополнению ими Архивного фонда РФ. Соблюдать установленные Государственной архивной службой Российской Федерации требования по работе с документами, своевременно и в срок в полном комплекте передавать документы постоянного хранения в ЦХАД, передачу документов производить своими силами и за счет своих средств. Создавать необходимые условия для работы сотрудников ЦХАД при выполнении ими договорных работ в организации. Ответственность сторон.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как прошивать документы?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Архив документов

Организация обязуется: Обеспечить сохранность образующихся в её деятельности документов до передачи их в ЦХАД, содействовать качественному пополнению ими Архивного фонда РФ. Соблюдать установленные Государственной архивной службой Российской Федерации требования по работе с документами, своевременно и в срок в полном комплекте передавать документы постоянного хранения в ЦХАД, передачу документов производить своими силами и за счет своих средств.

Создавать необходимые условия для работы сотрудников ЦХАД при выполнении ими договорных работ в организации. Ответственность сторон. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Активные темы Темы без ответов. Вы должны войти или зарегистрироваться для размещения новых записей. За нарушение принятых по договору обязательств, стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. Срок действия договора. Действие настоящего договора устанавливается со дня подписания его сторонами до ликвидации организации.

Шахты, , ул. Жукова, 5-а. В рамках проведения юридических семинаров я до сих пор слышу от участников о том, что за хранение договоров в компании должна отвечать юридическая служба — потому что юристам компании так удобнее….

Я категорически не согласен с описанным подходом выбора подразделения, ответственного за хранение договоров в компании. То, что может удобным для некоторых юристов, еще не означает эффективно, полезно и безопасно для бизнеса. Считаю, что хранение договоров — это неотъемлемый элемент бухгалтерского учета, за который, очевидно, отвечает бухгалтерия.

Указанная функция в компании должна принадлежать исключительно бухгалтерии. Невыполнение бухгалтерией этой функции означает ненадлежащее выполнение своей профессиональной задачи по осуществлению качественного бухгалтерского учета в компании. Более того, не нужно увеличивать вознаграждение бухгалтерии, в случае передачи ей упомянутой функции — она объективно должна была ее выполнять в рамках ведения бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций ФЗ.

Бухгалтерский учет — формирование документированной систематизированной информации об объектах и составление на ее основе бухгалтерской финансовой отчетности ФЗ. Все хозяйственные операции организаций должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет ФЗ.

Первичные учетные документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля г. Нет документа-договора в бухгалтерии — нет хозяйственной операции и ее фиксации в бухгалтерском учете, нет объекта бухгалтерского учета!

Аналогичный вывод можно сделать и применительно к ведению бухгалтерского учета на основании копий договоров. Юристы и иные подразделения компании не вправе в соответствии с законодательством осуществлять бухгалтерский учет, включающий функцию по хранению договоров.

Обеспечить эффективный бухгалтерский учет путем документального учета хозяйственных операций организации без закрепления функции по хранению договоров за бухгалтерией невозможно или затруднительно. Наличие под каждой хозяйственной операцией компании документа-договора — это объективная обязанность бухгалтера, иначе можно получить в компании нереальный бухгалтерский и налоговый учет, а также соответствующие реальные налоговые претензии.

Либо они ее забирают для того, чтобы сделать удобным доступ к договорам например, юристы для ведения судебных дел для выполнения своих основных профильных функций, либо для обоснования штатного расписания, либо так получилось самый плохой вариант — тогда нет мотивации вести работу по хранению договоров надлежащим образом. Передача функции хранения договоров другим подразделениям компании является негативным отклонением от указанного общего правила, и заведомо повышает вероятность риска документальной неподтвержденности доходов и расходов компании и, соответственно, налоговых рисков.

Запись создана: Воскресенье, 24 Июнь в и находится в рубриках Договорная работа, Лаборатория эффективной правовой работы, Налоговая правовая функция, Общие вопросы, Полезные ресурсы. Вы можете следить за комментариями к этой записи через ленту RSS 2. Вы можете оставить отзыв, или trackback с вашего собственного сайта. Позволю себе не согласиться с тем, что договоры должны храниться в бухгалтерии.

Договор — это не первичный документ, а бухгалтерия работает только с первичными документами, проводит их, сводит в регистры, отчеты, баланс и т. С этой точки зрения договоры должно хранить, учитывать, выдавать копии и т. По собственному опыту могу сказать, что в бизнес-единице этим успешнее занимается юридический или договорной отдел, а в управляющей компании — специально созданный отдел документационного обеспечения такая большая канцелярия.

Важно учесть порядок документооборота, если процедура визирования отсутствует, а есть только правовая экспертиза, и юрист сам решает, нужно ли заключение другого специалиста это несколько повышает риски, но для БЕ может быть простительно , то сам юрист и должен хранить договор. Если организация имеет дело со сложными сделками, имеет развитые экспертные процедуры, то нужна отдельная служба документооборота. А самая серьезная гарантия против рисков утраты или отсутствия договора, претензий со стороны налоговой и т.

Исполнение применение договора. Этим должен заниматься специалист того профиля, к которому относится предмет договора. Ему — копия договора в целях сохранности и порядка. Консультации по поводу договора он как и любой другой, кого этот договор заинтересует , имея копию договора на руках или в электронном виде, например, в электронном архиве договоров организации , может получить как у юриста, так и другого знающего вопрос лица.

Это относится и к бухгалтеру. Как правило, вопросов о проводке первичного документа, касающихся условий договора, не возникает и это явно свидетельствует против хранения договора в бухгалтерии , но если все же они будут, то бухгалтер всегда сможет спросить совета у исполнителя, взять консультацию у юриста и т.

Чтобы исполнение договора не вызывало вопросов у налогового инспектора, процедура эта должна быть жестко регламентирована, каждое участвующее в процедуре лицо должно нести четко разграниченную ответственность. Куда смотрят налоговики? Прежде всего на расходы. Поэтому любой расход должен быть одобрен в рамках процедуры бюджетирования, подразумевающей существование плана расходов, их статей приспособленных под налоговый учет , защиту бюджетов на основе заключенных договоров, оплату только тех сумм, которые включены в бюджет расходов и план закупок и т.

Простое хранение договоров в бухгалтерии такого эффекта не дает и ни от каких рисков не защищает. Как юристу мне все равно где должны храниться договоры, лишь бы не у меня. Но как однин из руководителей компании считаю что при наличии канцелярии или иного подразделения, отвечающего за делопроизводство, договоры должны храниться в канцелярии, в общем архиве. Договор не первичный документ и он может понадобиться не только юристам или бухгалтерии.

Есть компании в которых данные отделы созданы в финансовых управлениях, так как финансисты формируют документы для оплаты на основании полностью подписанного и оформленного договора. Хранить договоры у непосредственных исполнителей производственных подразделений опасно — потеряют легко.

Идеально когда компания пользуется сканами договоров в системе электронного документаоборота, а оригинал при этом может быть вообще у другой компании, предоставляющей архивные и складские услуги на аутсорс.

Будет ли документально подтверждена хозоперация, которая отражена в бухучете, если у бухгалтера нет договора? Будет — пункт 1 статьи 9 Федерального закона от У бухгалтера есть в наличии счет-фактура, но нет договора — это документально подтвержденная хозоперация? Требуется первичный документ — накладная или акт выполненных работ. Но договор для бухучета не нужен в принципе, для налогового учета — возможен, но не обязателен. Полагаю, что бухгалтерский учет, как того и требует ст.

Если имеется нормативно подтвержденный факт того, что договор — это все же первичный документ, то это может изменить мое отношение к вопросу. А пока же — договоры не должны храниться в бухгалтерии. Бухгалтерии они просто ни к чему. Это очень обширная тема — зачем нужны договоры. Вкратце — они устанавливают, изменяют или прекращают права и обязанности двух и более сторон.

Встречный вопрос — зачем договоры нужны бухгалтерии имея в виду, что факт совершения хозяйственной операции, как правило, подтверждается не договором? А разрешается наш спор очень просто: нужно сесть где-нибудь в уголке на стуле в бухгалтерии и, просидев весь рабочий день и понаблюдав, ответить, часто ли бухгалтер обращается к договору в своей работе?

А правовое обоснование под увиденное каждый из нас уже подвел. Сергей, рекомендую просмотреть архивную запись вебинара Щекин Д. Мой личный опыт управления договорным отделом ЮС, включающую в себя в том числе функцию хранения договорных документов, показывает, что возможность иметьдоступ к оригиналу текста договора юристам нужна не в большей степени чем бизнес-подразделению или бухгалтерско-финансовой службе.

Если отвечать на вопрос, кому нужны договоры, то 1 Подразделениям, участвующим в исполнении договорных обязательств. В первую очередь это финансовая служба, осуществляющая оплату по договору. При наличии электронного документообората место хранения значения не имеет.

Для договоров продаж это уже не работает. Таким образом, место хранения договора юристы, канцелярия, бухгалтерия с точки зрения обеспечения доступа к бумажной версии значения не имеет. Скорее всего принцип доверия к юристам проявляется и в этом вопросе.

Однако бизнесу собственно сохранности договоров мало. Для него гораздо важнее является исключения риска исполнения обязательств в отсутствие заключенного договора. Вот здесь мотив передачи контроля за фактом заключения договора одновременно с хранением в зону ответтсвенности ЮС является гораздо серьезным аргументом возложения функции хранеия на ЮС.

И бухгалтерия тоже присоединяется к бизнесу в решении этого вопрса:зачем им брать на себя дополнительные операции? То, что договор является документом, обосновывающим хозяйственные операции, то есть первичным документом, сомнений ее вызывает даже у бухгалтеров.

Таким образом, при наличии системы документооборота, позволяющего исполнять функции подтверждения факта заключения договора и хранения разным службам, позволяет снять с ЮС эту несвойственную юристам функцию. Это примерное пошаговое руководство как восстановить или организовать работу архива организации с нуля , если работа не проводилась надлежащим образом или совсем не велась. Итак, инструкция составлена просто и доступно — что же нужно делать, если вам поручили ведение ведомственного архива, а вы даже не знаете с чего начать.

Без нормативно-методических документов в области архивного дела вам не обойтись. Посмотрите список с комментариями по их использованию — это минимальный набор нормативных документов, который должен быть у вас под рукой в ведомственном архиве, даже если вы планируете проводить обработку документов с привлечением сторонних специалистов. Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива будет передавать туда свои документы на постоянного хранение , то вы имеете возможность общаться с куратором этого архивного учреждения, у которого можно будет консультироваться и узнать много полезного.

Чаще всего в организации архив входит в состав службы делопроизводства общий отдел, канцелярия, секретариат и т. Если объем документов большой, то ведомственный архив может быть организован как самостоятельное структурное подразделение.

Работа ведется на основании положения об архиве организации. Если таковое отсутствует, то естественно его необходимо разработать на основании примерного положения об архиве, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа г. Для простоты возьмите за основу приведенный здесь образец. В должностной инструкции ответственного за архив организации должны быть указаны виды проводимых им работ, его права и обязанности.

Для хранения архивных документов в организациях обычно используют приспособленное помещение, отвечающее нормативным требованиям.

Договор на оказание архивных услуг, услуг по упорядочению документов

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами — начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив. Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.

Исполнитель по заданию Заказчика оказывает архивные услуги и услуги по упорядочению документов, в том числе:. Услуги по организации документов в делопроизводстве, их отбору и подготовке к передаче на хранение в архив;.

Список эмитентов, в отношении которых установлена стоимость услуг регистратора по соглашению сторон:. Новости Раскрытие инф-ции Визитная карточка Правила ведения Бухгалтерская отчетность Собственные средства Список эмитентов Трансфер-агенты. Главная Документы Архив документов. Документы к Правилам ведения реестра с

Архив на предприятии: организация хранения документов

Общие положения II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве Фондирование архивных документов Организация архивных документов в пределах архивного фонда Нефондовая организация архивных документов Обеспечение сохранности архивных документов Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов Требования к зданиям и помещениям архива Требования к архивохранилищу Нормативные режимы хранения архивных документов. Противопожарный режим Охранный режим Температурно-влажностный режим Световой режим Санитарно-гигиенический режим Оборудование архивохранилища средствами хранения Организация хранения архивных документов в архивохранилище Общие требования к размещению архивных документов Размещение архивных документов обособленного хранения Размещение фонда пользования Размещение учетных документов Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей Оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов. Выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов Выявление документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и неисправимо поврежденных архивных документов. Снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов Учет физического и технического состояния архивных документов Физико-химическая и техническая обработка архивных документов Общие требования к выдаче архивных документов из архивохранилища Сроки выдачи архивных документов Оформление выдачи архивных документов Выдача фонда пользования Выдача описей дел, документов Контроль за сохранностью выданных архивных документов. Возвращение архивных документов в архивохранилище Транспортировка и перемещение архивных документов Выявление уникальных документов и особо ценных документов Создание страхового фонда Создание, комплект и состав фонда пользования Проверка наличия и состояния, технический контроль страхового фонда и фонда пользования Передача страхового фонда на специальное хранение Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации Оформление временного вывоза документов Архивного фонда Российской Федерации за рубеж Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях III. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве Единицы учета архивных документов Система учетных документов архива Общие требования к учетным документам архива Общие требования к учетным базам данных Учет поступления и выбытия архивных документов Учет уникальных документов и особо ценных документов Учет секретных и рассекреченных архивных документов. Оформление рассекреченных дел Учет архивных документов личного происхождения Учет документов по личному составу Учет дел, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни Учет архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив Учет копий архивных документов на правах подлинников Учет листов в деле, фотоотпечатков в фотоальбоме, единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов Учет страхового фонда и фонда пользования Учет музейных предметов и библиотечных фондов IV.

Договор на обработку документов: зачем он нужен организациям

Организация обязуется: Обеспечить сохранность образующихся в её деятельности документов до передачи их в ЦХАД, содействовать качественному пополнению ими Архивного фонда РФ. Соблюдать установленные Государственной архивной службой Российской Федерации требования по работе с документами, своевременно и в срок в полном комплекте передавать документы постоянного хранения в ЦХАД, передачу документов производить своими силами и за счет своих средств. Создавать необходимые условия для работы сотрудников ЦХАД при выполнении ими договорных работ в организации. Ответственность сторон. За нарушение принятых по договору обязательств, стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Утвержден Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от Зарегистрирован

Он заключается как на оказание разовой услуги — для приведения в порядок архива заказчика, проведения экспертизы ценности, так и на постоянную работу с бумагами организации. Ведение архива, проведение ежегодных экспертиз ценности документов, формирование дел и контроль за их сдачей в государственный или муниципальный архив — обычная практика для многих организаций. Дешевле и проще — не держать в штате архивиста, а заключить договор на архивную обработку документов. Услуги архивной обработки включают в себя не только экспертизу ценности и распределение бумаг по делам и разделам.

Аутсорсинг архива: свободный договор или денежная кабала?

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Скачать шаблон договора. Предмет договора. ЦХАД принимает на себя: 1. На договорной основе или силами организации:. Ответственность сторон. Срок действия договора.

Договор на ведение архива

.

Преимущества заключение договора на обработку документов в архиве с сторонней Ведение архива, проведение ежегодных экспертиз ценности.

.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

.

.

.

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Вячеслав

    16. Если вы и ваш адвокат до сих пор ничего не смогли сделать, вы попали на возмещение полной стоимости строительства, моральный вред, вред здоровью, аренду жилья, услуги третьих лиц. Плюс ко всему надо решать правовые вопросы и вопросы с счётом вашей ООО, возможно с внештатными проверками, если вы были не очень матевированы к диалогу.